Відділ забезпечення діяльності Бородянської селищної ради (секретаріат ради) налічує 3 працівника: начальника відділу та двох головних спеціалістів. Свою діяльність здійснює з моменту створення: з 24 грудня 2020 року згідно Положення про відділ забезпечення діяльності Бородянської селищної ради (секретаріат ради), затвердженого рішенням п’ятої сесії Бородянської селищної ради восьмого скликання №642-05-VIII від 30.03.2021 року, та у відповідності до посадових інструкцій.
Відділ діє у відповідності до чинного законодавства України, яким встановлені чіткі терміни виконання тих чи інших дій: встановлені граничні терміни оприлюднення проєктів рішень, порядку денного пленарних засідань, прийнятих рішень, протоколів поіменного голосування, протоколів сесій та постійних комісій і т.п. Як підкреслює начальниця відділу Таїсія Баскакова, це, в свою чергу, вимагає від працівників відділу повної віддачі, швидкого виконання завдань у стислі терміни та передбачає високий рівень навантаження.
В умовах військового стану з метою відновлення та належної організації роботи ради працівниками відділу:
складено плани роботи селищної ради через узагальнення інформації та підготовлені звіти про їх виконання щопівроку, (розроблено відповідні проєкти рішень);
спільно з головами постійних комісій розроблено графіки засідань постійних комісій селищної ради, проводиться планування роботи п’яти постійних комісій ради щомісячно;
На офіційному сайті ради створено та діє розділ «Діяльність постійних комісій ради», інформація в якому постійно оновлюється, відповідно до нових матеріалів, що надходять до відділу у розрізі років.
Працівниками відділу, у визначені законодавством терміни, готуються проєкти розпоряджень селищного голови про скликання сесій (всього 25 розпоряджень (для порівняння за 2021 рік було 28), формуються проєкти порядків денних пленарних засідань ради за пропозиціями керівників ради, депутатів, постійних комісій ради, виводяться та оприлюднюються належним чином рішення ради, а також ведуться протоколи пленарних засідань сесій. Всі ці документи конвертуються з формату WORD у формат PDF та EXCEL з виокремленням персональних даних та розміщуються на сайті ради.
Відповідно до покладених на відділ завдань та функцій за звітний період підготовлено та забезпечено проведення – 16 пленарних засідань 14 сесій, з них позачергових – 6 пленарних засідань сесій:
3 пленарне засідання 20 сесії від 05.01.2022 року;
4 пленарне засідання 20 сесії від 27.01.2022 року;
5 пленарне засідання 20 сесії від 31.01.2022 року;
21 (позачергова) сесія від 04.02.2022 року;
22 (позачергова) сесія від 24.02.2022 року;
23 (позачергова) сесія від 27.05.2022 року;
24 сесія від 17.06.2022 року;
25 сесія від 28.07.2022 року;
26 сесія від 30.08.2022 року;
27 сесія від 22.09.2022 року;
28 сесія від 27.10.2022 року;
29 (позачергова) сесія від 16.11.2022 року;
30 (позачергова) сесія від 25.11.2022 року;
31 сесія від 06.12.2022 року;
32 сесія від 22.12.2022 року;
33(позачергова) сесія від 13.01.2023 року.
Працівниками відділу спільно із спеціалістом з програмного забезпечення сектору комунікацій та інформаційної політики здійснюється системне адміністрування програмного та технічного забезпечення електронної системи голосування «РАДА» та подальше оприлюднення поіменного голосування депутатів ради за результатами кожного розглянутого ними питання в день проведення сесії.
Відділ забезпечує своєчасне доведення сесійних матеріалів до депутатів селищної ради (в тому числі, в електронному вигляді).
Про проведення пленарних засідань відділом вчасно направляються повідомлення представникам обласної, районної рад, народному депутату, депутатам ради, старостам, спеціалістам селищної ради та керівникам організацій і установ громади (про час, дату та місце проведення пленарних засідань сесій ради).
За звітний період під час пленарних засідань всього було розглянуто 522 питання. Прийнято депутатами та виведено працівниками відділу 481 рішення, які були оприлюднені на офіційному сайті ради, із виокремленням конфіденційної інформації та персональних даних громадян, у визначені законодавством терміни.
За результатами розгляду питань працівниками відділу у постійному режимі ведеться та оновлюється Електронна база даних реєстрації рішень сесій селищної ради.
Відділом ведуться наступні обліки:
облік помічників депутатів;
облік щомісячних графіків проведення сесій та засідань постійних комісій ради;
облік депутатських фракцій політичних партій у Бородянській селищній раді VІІІ скликання;
облік відвідування депутатами пленарних засідань сесій та засідань постійних комісій;
облік тимчасових контрольних комісій селищної ради.
Вся ця інформація висвітлена відділом на офіційному сайті ради та постійно оновлюється.
За узагальненням, яке провели працівники відділу, за звітний період всього було проведено 37 засідань постійних комісій селищної ради (у 2021 році – 99 засідань). Протоколи постійних комісій працівниками відділу відскановуються для подальшого розміщені на сайті ради.
Також працівниками відділу ведеться Журнал реєстрації депутатських актів. Всього за звітній період зареєстровано 1454 депутатських актів (у 2021 році було 598 депутатських актів).
Відділом готуються відповіді на листи і звернення щодо надання копій рішень селищної ради, витягів з них, витягів з протоколів пленарних засідань сесій селищної ради, засідань постійних комісій, про наслідки розгляду питань на пленарних засіданнях сесій селищної ради та щодо прийняття окремих рішень, в тому числі, надаються громадянам відповідні копії вищевказаних документів на запити, згідно Закону України «Про доступ до публічної інформації». Постійно надається допомога депутатам селищної ради в підготовці звернень, запитів та інших поточних документів.
Діяльність відділу здійснюється у тісній співпраці із сектором з питань комунікацій та інформаційної політики Бородянської селищної ради, юридичним та земельним відділами, фінансовим управлінням Бородянської селищної ради, відділом–центром надання адміністративних послуг Бородянської селищної ради, загальним відділом та іншими відділами ради.
